Pravidlá spracúvania osobných údajov

Spoločnosť EKOS PLUS s.r.o. (ďalej ako „prevádzkovateľ“) v súlade s Nariadením Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) si týmto spôsobom dovoľuje poskytnúť informácie týkajúce sa pravidiel spracúvania osobných údajov v súvislosti s usporadúvaním konferencií.

​

Rešpektujeme súkromie všetkých dotknutých osôb, s ktorými sme v kontakte, preto je pre nás dôležité, aby ste vedeli, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, prečo to robíme a aké sú vaše práva.

​

Prosíme vás preto, aby ste si prečítali toto vyhlásenie, ktoré vám poskytne viac informácií o spracovaní vašich osobných údajov a v prípade akýchkoľvek otázok alebo nejasností týkajúcich sa ochrany vašich osobných údajov, sa môžete na nás obrátiť  prostredníctvom e-mailu:  ekosplus@ekosplus.sk alebo poštou na adrese
EKOS PLUS s.r.o., Zámocké schody 2/A , 811 01 Bratislava – mestská časť Staré Mesto.

VYSVETLENIE ZÁKLADNÝCH POJMOV, PODANIE ZÁKLADNÝCH INFORMÁCIÍ

Identifikačné údaje prevádzkovateľa

​

Subjekt:          EKOS PLUS s.r.o.

Sídlo:               Zámocké schody 2/A , 811 01 Bratislava – mestská časť Staré Mesto.

Registrácia:   zapísaný v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Sro, vložka č. 8711/B

IČO:                  31 392 547

E-mail:             konferencia@ekosplus.sk

Portál:              www.ekosplus.sk (ďalej len „portál“)

Identifikačné údaje sprostredkovateľa

Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje prostredníctvom sprostredkovateľa.

Portál

​

Cieľom portálu je umožniť registráciu na organizované vzdelávacie konferencie na vybrané témy pre odborníkov v oblasti životného prostredia, ako aj širokú odbornú a laickú verejnosť a podať základné informácie o chystanom podujatí (ďalej len „konferencia“). Prevádzkovateľom portálu a prevádzkovateľom informačných systémov je EKOS PLUS s.r.o.

Koho osobné údaje spracúvame

​

Vaše osobné údaje spracúvame v prípade, ak sa zúčastníte na konferencii, či už aktívne, v pozícii prednášajúceho (ďalej aj „aktívny účastník konferencie“ alebo „speaker“) alebo pasívne, v pozícii účastníka konferencie (ďalej aj „pasívny účastník konferencie“).

Spracúvanie vašich osobných údajov a ich získavanie

​

Pri prihlasovaní ako účastníka konferencie o vás spracúvame osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo, vysielajúca organizácia. V prípade, že vás na konferenciu prihlasuje iná osoba (v registračnom formulári uvedená ako kontaktná osoba) spracúvame o tejto osobe osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo. Za účelom fakturácie o vás spracúvame aj osobné údaje potrebné na vystavenie faktúry.

Ak je vaša účasť na konferencii aktívna, teda vystupujete v pozícii prednášajúceho spracúvame o vás osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, osobné údaje uvedené vo vašom životopise a vašu podobizeň zachytenú na fotografiách alebo audiovizuálnych záznamoch.

V prípade, ak chcete prispieť k zlepšovaniu priebehu konferencií alebo vyjadriť svoj názor prostredníctvom komentáru, ktorý bude uverejnený na našom portáli spracúvame o vás osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, vašu fotografiu.

Vaše osobné údaje získavame priamo od vás alebo od osoby, ktorá vás na konferenciu prihlásila a pri registrácii vystupuje ako kontaktná osoba.

Poskytovanie osobných údajov

​

Prevádzkovateľ neposkytuje ani nesprístupňuje osobné údaje tretím osobám a subjektom, okrem osôb a subjektov určených platnými právnymi predpismi, ak ide o plnenie zákonnej povinnosti, a okrem prípadu, ak ste na takéto sprístupnenie, alebo poskytnutie osobných údajov udelili prevádzkovateľovi súhlas, alebo písomný pokyn.

Účel, právny základ a doba uchovávania osobných údajov

​

1.  Aktívni účastníci konferencie

Účel: Zverejnenie kontaktných údajov (meno, priezvisko, titul) aktívneho účastníka konferencie na našom portáli v súvislosti s propagáciou konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie zmluvnej povinnosti.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Zverejnenie profilovej fotografie a stručného životopisu aktívneho účastníka konferencie v sekcii „spíkri“ na našom portáli v súvislosti s propagáciu konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Zisťovanie účasti na konferencii prostredníctvom prezenčnej listiny.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú na prezenčných listinách uchovávané po dobu jedného roka od zaznamenania. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje zlikvidované.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie fotodokumentácie na našom portáli za účelom propagácie konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie audiovizuálnych záznamov, na ktorom sú zachytení aktívni účastníci („spíkri“) našich konferencií, na našom portáli za účelom propagácie konferencie a na vzdelávacie účely.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Informovanie o pripravovaných konferenciách a podpora účasti na konferenciách.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Získavanie a zverejňovanie hodnotení a komentárov ku  konferenciám.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Vedenie evidencie prijatej a odoslanej pošty

Právny základ podľa GDPR: plnenie zákonných povinností

Doba uchovávania: 10 rokov

Účel: Uplatňovanie práv dotknutej osoby

Právny základ podľa GDPR: spracúvanie je nevyhnutné podľa osobitného predpisu v zmysle článku 12 ods. 1 a nasl.  GDPR.

Doba uchovávania: 3 roky

​

    2.  Pasívni účastníci konferencie

​

Účel: Registrácia účastníka konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie zmluvnej povinnosti.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Zisťovanie účasti na konferencii prostredníctvom prezenčnej listiny.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú na prezenčných listinách uchovávané po dobu jedného roka od zaznamenania. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje zlikvidované.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie fotodokumentácie na našom portáli za účelom propagácie konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie audiovizuálnych záznamov, na ktorom sú zachytení pasívni účastníci našich konferencií, na našom portáli za účelom propagácie konferencie a na vzdelávacie účely.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Informovanie o pripravovaných konferenciách a podpora účasti na konferenciách.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Získavanie a zverejňovanie hodnotení a komentárov ku  konferenciám.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Spracovanie a evidencia účtovných dokladov.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie zákonných povinností

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

Účel: Vedenie evidencie prijatej a odoslanej pošty

Právny základ podľa GDPR: plnenie zákonných povinností

Doba uchovávania: 10 rokov

Účel: Uplatňovanie práv dotknutej osoby

Právny základ podľa GDPR: spracúvanie je nevyhnutné podľa osobitného predpisu v zmysle článku 12 ods. 1 a nasl.  GDPR.

Doba uchovávania: 3 roky

Práva dotknutej osoby

Právo na prístup

​

Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:

• Prečo spracovávame vaše osobné údaje

• Aké kategórie osobných údajov spracovávame

• S kým vaše osobné údaje zdieľame

• Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritéria na určenie tejto lehoty

• Aké máte práva

• Odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás)

• Ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie)

• Ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov.

Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v týchto Zásadách o ochrane osobných údajov.

Môžete taktiež požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás spracovávame.

Právo na opravu

​

Je dôležité, aby sme mali o vás správne informácie a žiadame vás, aby ste nás upozornili, ak je niektorý z vašich osobných údajov nesprávny, napr. ak ste si zmenili meno alebo ak ste sa presťahovali.

Právo na vymazanie

​

Ak spracovávame vaše osobné údaje nezákonným spôsobom, napríklad ak spracovávame vaše osobné údaje dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môžete nás požiadať o vymazanie týchto údajov.

Právo na obmedzenie

Od momentu, kedy ste požiadali o opravu vašich osobných údajov alebo ak ste namietali proti spracovaniu a do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť vašich osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť), máte nárok na obmedzené spracovanie. To znamená, že my (s výnimkou uchovávania osobných údajov) môžeme spracovávať vaše osobné údaje iba v súlade s vaším súhlasom, ak je to potrebné v súvislosti s právnymi nárokmi, na ochranu práv niekoho iného, alebo ak existuje významný verejný záujem na spracovaní.
Môžete tiež požiadať, aby sme obmedzili spracovanie vašich osobných údajov, ak je spracovanie nezákonné, ale nechcete, aby sme osobné údaje vymazali.

Právo namietať

Ak sa domnievate, že nemáme právo na spracovanie vašich osobných údajov, môžete proti nášmu spracovaniu namietať. V takýchto prípadoch môžeme pokračovať v spracovávaní iba vtedy, ak vieme preukázať presvedčivé oprávnené dôvody, ktoré prevážia vaše záujmy, práva a slobody. Vaše osobné údaje však môžeme vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov.

Právo na prenos údajov

Môžete požiadať o to, aby vám vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Máte tiež právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov.

Stiahnutie súhlasu

Máte právo svoj súhlas stiahnuť a my následne zastavíme svoje spracovateľské činnosti na základe tohto právneho dôvodu.

Zmeny podmienok ochrany súkromia

​

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. uverejnením na našom portáli.

Vaše vyššie uvedené práva môžete uplatňovať na e-mailovej adrese: konferencia@ekosplus.sk, alebo poštou na adrese Prevádzkovateľa uvedenej v úvode tohto dokumentu.